Microsoft teams – 5 conseils pour commencer !

Suppression du hall d’entrée de vos réunions

Selon la configuration informatique de votre organisation, le paramètre par défaut de vos réunions peut être qu’elles aient toujours un hall d’entrée dans lequel les participants sont retenus jusqu’à ce qu’on leur donne accès. Il peut parfois être ennuyeux d’être tous coincés dans un hall lorsqu’il s’agit d’une réunion interne informelle. Souvent, le personnel attend simplement la personne qui a réservé, ou qui est « propriétaire », de l’invitation à la réunion. Il est vraiment important d’étendre les connaissances du personnel au-delà des bases de la réservation et de la participation à des réunions, jusqu’aux options et contrôles plus profonds. Voulez-vous en savoir plus ?

Les options de réunion consistant à supprimer le lobby, ou à le faire exister uniquement pour les parties prenantes externes, ainsi que les personnes qui peuvent présenter ou mettre en sourdine, sont tellement précieuses et pratiques pour tout le monde. C’est pour cette raison que j’organise une session de Mastering Meetings afin d’amener les gens à aller plus loin. Dans toute organisation, si nous élevons la barre des compétences de tout le personnel, alors les réunions à l’échelle de l’organisation sont beaucoup plus efficaces. 

Enregistrer un post pour le lire plus tard

J’avais l’habitude de compter sur le fait d’aller dans le flux d’activité dans Microsoft Teams et de faire un clic droit pour marquer un élément comme  » non lu  » afin de me souvenir d’y retourner plus tard. À un moment donné, l’année dernière, j’ai pris goût à la sauvegarde des messages. Encore une fois, c’est quelque chose qui n’est pas abordé dans la formation ou qui n’est pas une priorité pour les gens à absorber (ce qui est compréhensible !) et cette petite bouchée de connaissance se perd.
Le besoin de garder à travers l’information est de plus en plus grand. Nous sommes inondés de messages de chat, de courriels, de messages dans un canal, etc. alors utilisez la fonction  » enregistrer  » sur un message pour créer votre liste de lecture pour plus tard dans votre journée lorsque vous avez le temps de vous concentrer et d’absorber.
Pour ce faire, survolez le message et sélectionnez  » enregistrer ce message « .

Quand vous êtes prêt à revoir vos messages sauvegardés, rendez-vous en haut à droite de votre application Microsoft Teams, cliquez sur votre profil et dirigez-vous vers ‘sauvegardé’.

Se couper du monde pour se concentrer sur le travail

Comme je l’ai mentionné ci-dessus, nous avons beaucoup d’alertes et d’interruptions tout au long de la journée. Au cours de 2020, j’ai effectué un travail de plongée plus profond avec des chefs d’entreprise et beaucoup m’ont demandé « comment arrêter tout le bruit ! ».

Le taux de changement l’année dernière était incroyable, mais il était rapide et superficiel. Il y a beaucoup de travail nécessaire maintenant pour aider les gens à étendre leurs connaissances et leurs compétences pour stimuler la valeur plutôt que la façon dont ils ont pris ce qui était urgent pour faire face et permettre le travail à distance.

Dans ce chaos, il y avait un manque de transformation des méthodes de travail. Souvent, avec une mise en œuvre de Microsoft Teams, au fil du temps, vous pouvez voir la réduction de l’email comme le travail se déplace et change. Mais à l’heure actuelle, beaucoup trouvent que le courrier électronique est toujours occupé, et en plus de cela, il y a maintenant des messages de chat, des messages et toutes sortes d’alertes à travers Windows 10, Microsoft Teams et Outlook que beaucoup de gens ne savent pas comment prendre en charge. Une solution rapide dans Microsoft Teams consiste à s’assurer que le personnel sait comment utiliser « Ne pas déranger » ou même « Apparaître ailleurs » pour se couper du monde et se concentrer sur son travail pendant un moment. Pour prolonger cela, allez dans les paramètres de l’app Teams et ajustez les notifications pour réduire les alertes et contrôler comment cela va interrompre votre journée.

Mettre en sourdine ou quitter le chat d’une réunion à laquelle vous n’avez pas assisté

Une autre façon dont notre journée est interrompue est lorsque vous n’assistez pas à une réunion et que le chat s’allume dans votre app Microsoft Teams.
Peut-être que vous sautez une réunion parce que vous avez une échéance urgente, et ensuite le chat continue de vous alerter. Cela peut être super ennuyeux, surtout si les gens ne savent pas comment le faire taire.

Pour cette situation, survolez le chat, cliquez et soit mettez en sourdine, soit cachez ou quittez.
Pourquoi voudriez-vous simplement mettre en sourdine ? Rappelez-vous que vous pourriez vouloir revenir dans le fil de discussion plus tard pour voir toute information, mise à jour et aussi pour accéder à l’enregistrement.

En outre, gardez à l’esprit que si vous  » quittez « , il sera affiché dans le fil de discussion que vous avez choisi de quitter, ce qui pour certaines sessions peut donner une impression négative. Choisissez donc la meilleure option pour votre réunion.

Pop-out chat

Une idée si rapide à faire mais qui a du punch.
Vous voulez garder un chat avec une personne spécifique facile d’accès et devant vous pendant que vous êtes dans d’autres zones de l’application Teams, il suffit de le pop out.
Dans la zone de chat de l’application, cliquez sur les 3 points à côté d’un fil de discussion avec un collègue et sélectionnez ‘pop out chat’. Facile !