Les contrats en ligne expliqués : de la rédaction à la signature du contrat

La manière traditionnelle de traiter les contrats nécessite une énorme quantité de travail manuel, ce qui prend du temps et crée des frictions pour l’entreprise moderne. En utilisant une plateforme d’automatisation des contrats, vous pouvez désormais créer des contrats en ligne lisibles par machine, afin d’identifier, de suivre et d’analyser rapidement les informations critiques dans vos documents juridiques. La même plateforme permet aux avocats et aux collègues commerciaux de créer, négocier, examiner, modifier, approuver, signer électroniquement et gérer rapidement tous les contrats de votre entreprise en un seul endroit à l’aide de fonctionnalités intuitives, dans le navigateur, qui s’intègrent à vos autres systèmes clés. Ce guide montre l’importance de créer des contrats en ligne qui utilisent des données structurées pour rendre les informations liées aux contrats de votre entreprise consultables, suivables, mesurables et gérables. Transformez vos contrats de goulots d’étranglement pesants en actifs numériques flexibles qui vous aident à stimuler la croissance de votre entreprise. Aussi, suivre ce lien pour en savoir plus.

Qu’est-ce qu’un contrat en ligne ?

Un contrat en ligne est un accord juridique créé, convenu et signé électroniquement et accessible sur Internet via un logiciel de navigation. Contrairement aux contrats traditionnels qui impliquent du papier et une signature à l’encre humide, les contrats en ligne peuvent être exécutés à l’aide de divers appareils et signés électroniquement, ce qui en fait une option pratique pour les entreprises à échelle.

Transférer les contrats en ligne

La contractualisation numérique semble idéale si vous disposez d’une ardoise vierge à partir de laquelle travailler, mais souvent, les services juridiques doivent numériser des contrats qui existent déjà sous forme de documents PDF, Word ou Google. La numérisation complète de vos contrats existants structure leurs données pour permettre de puissantes fonctionnalités de recherche, d’automatisation et d’analyse des données. Il n’est pas étonnant que, selon une récente enquête EY 2021 sur le droit, la numérisation se soit classée au premier rang des priorités des PDG qui prévoient de modifier leur modèle d’entreprise, 61 % d’entre eux prévoyant de réaliser des investissements importants dans les données et la technologie. Les contrats ne devraient pas être différents. Voici trois façons de télécharger et de numériser vos contrats existants :

• Drag and drop.  Le lecteur de contrat alimenté par l’IA de la plateforme analysera et numérisera le document. Vous pouvez désormais gérer et même signer vos PDF en ligne ;
• utilisez la fonctionnalité ‘Bulk Upload’ pour télécharger un grand nombre de contrats à la fois, en balisant les documents avec des métadonnées sur leur chemin dans la plate-forme. Vous remplissez d’abord une feuille de calcul CSV avec des champs clés et la plateforme marquera automatiquement ces données de feuille de calcul aux fichiers téléchargés ;
• sélectionnez un dossier Google Drive défini et la plateforme tirera et numérisera vos contrats de ce dossier automatiquement. Elle conservera même votre structure de dossier sous forme de champs intelligents, afin que vous puissiez rechercher et organiser les contrats et leurs données de manière transparente.

Créer des contrats en ligne

Word a été l’environnement par défaut pour créer des contrats pendant des décennies et il y a toujours des avantages à créer des contrats dans Word. Pour les entreprises modernes dont les volumes de contrats sont élevés et en augmentation, les frictions et les goulots d’étranglement causés par l’utilisation d’un traitement de texte pour gérer des documents numériques, orientés vers les revenus, peuvent être graves. L’utilisation d’un éditeur de navigateur pour rédiger des contrats en ligne offre des avantages importants. Chaque contrat en ligne et modèle de contrat que vous créez et chaque contrat créé à partir des modèles, naît numériquement. Ses données sont structurées, permettant des capacités complètes de recherche, d’automatisation et d’analyse des données dès la première minute. Alors, comment faites-vous ?

• premièrement, les juristes d’entreprise créent des modèles automatisés pour les contrats de routine tels que les NDA, les MSA et les lettres d’offre, en utilisant une logique conditionnelle pour intégrer des positions de repli pour toute clause négociable ;
• deuxièmement, les collègues des ventes, des achats, des RH et d’autres unités commerciales utilisent ces modèles pour créer, négocier et signer des contrats simples de manière indépendante ;
• lorsqu’ils doivent négocier une clause, la plateforme les aide à identifier facilement une position de repli appropriée en fonction de l’apport antérieur du service juridique.

Les contrats en libre-service permettent d’éviter les retards et les tracas souvent importants qui découlent de la nécessité de consulter l’équipe juridique pour chaque accord et chaque révision. Les modèles sont faciles à maintenir et à mettre à jour en libre-service dans la plateforme.