Est-il légal de modifier une facture ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

Commençons par les bases. Une facture est un document formel demandant le paiement d’un client ou d’une cliente. Les entreprises envoient une facture après que des biens ou des services ont déjà été fournis, décrivant ce qui a été vendu et le montant dû en retour. Les factures sont un élément important du processus comptable, car elles servent à enregistrer les achats. Par conséquent, il est important que tous les détails soient corrects sur votre facture, ou cela peut causer d’autres problèmes en aval lors de la compilation des états financiers.

Signification de la facture modifiée

Lorsque vous modifiez une facture, cela signifie que vous apportez des modifications à la déclaration originale. Vous pouvez corriger des erreurs comptables ou ajouter des informations manquantes. La signification de la facture modifiée ne fait toutefois pas référence à la suppression du document dans son intégralité. Il est important de conserver tous les documents financiers à des fins d’archivage, afin de vous assurer que vous avez tout en ordre pour déclarer vos impôts.

Est-il légal de modifier une facture ?

Il est généralement légal de modifier des factures, à condition que vous ne fassiez qu’ajouter des informations manquantes ou corriger de petites erreurs. Cependant, il y a quelques facteurs à prendre en compte en fonction du moment où vous modifiez votre facture.

Comment modifier la dernière facture avant qu’elle ne soit émise

Une chose à noter est que les factures ne sont pas considérées comme  » émises  » tant qu’elles n’ont pas été physiquement envoyées au destinataire, que ce soit par voie électronique ou sur papier. Si vous remarquez une erreur avant que la facture ait été envoyée à votre client, le problème est facile à résoudre. Modifiez la facture, en corrigeant les erreurs ou les informations manquantes. Vous pouvez ensuite soumettre la facture.

Comment modifier la dernière facture après son émission

La situation est légèrement plus compliquée si vous avez déjà envoyé votre facture au client. Si vous devez ajuster le montant total à la hausse ou à la baisse, vous pouvez émettre une note de crédit distincte au lieu d’une facture modifiée. Pour corriger des détails supplémentaires comme la date, l’adresse ou les détails du produit, vous devez soumettre une nouvelle facture, en veillant à ce qu’elle soit accompagnée d’un numéro de facture unique pour refléter le changement.

La procédure de traitement des factures modifiées diffère selon que votre entreprise est enregistrée à la TPS :

Les entreprises enregistrées à la TPS sont tenues d’émettre des factures fiscales, qui ne sont pas valables lorsque la facture est incorrecte ou incomplète. Si les informations manquantes sont disponibles grâce à des documents soumis précédemment, ceux-ci peuvent être utilisés comme suppléments à la facture pour la rendre valide. Toutefois, en l’absence de ces informations complémentaires, vous devrez remplacer la facture fiscale non valable par une version corrigée. Légalement, les entreprises disposent de 28 jours pour remplacer une facture fiscale non valable par une version valable. Les factures modifiées envoyées en dehors de ce délai ne peuvent être considérées comme valides qu’avec l’autorisation de l’ATO.

Les entreprises qui ne sont pas enregistrées à la GST n’ont pas à s’inquiéter de la soumission des factures fiscales. Dans ces cas, la modification de la facture consiste simplement à remplacer la facture incorrecte par un document frais et corrigé le plus rapidement possible. Bien que les exigences ne soient pas aussi strictes, il est toujours recommandé de le faire dans un délai de 28 jours. Cliquez sur factures acquittées définition pour avoir toutes les informations en matière de facture acquittée.

La ligne de fond

Si les factures modifiées sont légales dans la plupart des cas, il est toujours préférable d’éviter d’émettre des factures incorrectes pour commencer. Il vaut la peine de mettre en place une procédure de facturation efficace dans le cadre de votre stratégie de comptabilité d’entreprise. L’automatisation du processus à l’aide d’un logiciel peut également être utile, car elle permet de réduire les erreurs humaines. Enfin, n’oubliez pas de conserver une copie de toutes les factures émises. Celles-ci sont importantes à la fois pour votre propre tenue de dossiers et à des fins fiscales.