10 conseils pour rédiger une meilleure spécification fonctionnelle

Une spécification fonctionnelle est un document extrêmement important utilisé pour guider les efforts de tous les membres de l’équipe de conception et et s’assurer que les objectifs du projet sont finalement atteints.

Les problèmes surviennent lorsque les spécifications ne sont pas suivies

Une fois que les clients et les concepteurs et ingénieurs s’accordent sur un document de travail décrivant les exigences générales du projet et commencent à travailler, la spécification fonctionnelle peut parfois s’égarer, ce qui entraîne une certaine confusion. Cela peut résulter d’une description excessive dans le but d’apaiser tout le monde. Souvent, les problèmes proviennent de la croyance que la spécification fonctionnelle doit décrire et définir entièrement chaque fonctionnalité et chaque caractéristique de manière exhaustive.

Une spécification fonctionnelle  serait comme la carte marquant un grand X rouge, avec quelques points rouges qui marquent le chemin, plutôt qu’une carte à grande échelle avec des centaines de points rouges à 0,001 de précision, marquant chaque point du chemin.

Avec ce visuel à l’esprit, voici 10 conseils pour vous aider lors de la rédaction d’une spécification fonctionnelle pour tout projet d’ingénierie mécanique:

Conseil 1 : Comprendre les exigences
Il est d’une importance vitale de comprendre correctement les exigences et de les énumérer clairement. Passez autant de temps que nécessaire sur elles mais assurez-vous de réaliser pleinement ce dont le client a besoin et ce qu’il attend de vous.

Conseil 2 : Traduire les exigences en valeurs quantitatives
Les principaux X de votre carte de conception doivent être traduits en chiffres ou en fourchettes. Si une exigence majeure ne peut pas être traduite par un chiffre, alors ce n’est pas une exigence majeure. Votre client ne devrait pas vous donner une telle exigence indéfinie en premier lieu, car cela pourrait être une perte de temps et d’argent pour vous deux.

Conseil 3 : Construisez à partir des exigences
Les exigences sont comme les racines qui sont la fondation de votre arbre mécanique. Adoptez une approche végétale et regardez les exigences de vos besoins, les environnements, et les outils obligatoires pour les atteindre, mais n’allez pas trop loin avec cela. En utilisant cette approche, chaque nouvelle exigence sera directement liée à une exigence fondamentale et son existence ne pourra pas être remise en question. Voir cet article traitant de comment rédiger un cahier des charges fonctionnel, suivez le lien.

Conseil 4 : Donnez une portée aux exigences secondaires
En général, les exigences mineures viennent comme un moyen de remplir les principales. Aussi, elles n’auront normalement pas nécessairement une valeur spécifique mais une fourchette. Cela sera utile plus tard lorsque le choix d’une valeur dépendra du concepteur et n’affectera pas vraiment le système mécanique. En remarquant que vous avez une plage récurrente dans d’autres exigences, le concepteur peut choisir une valeur qui s’adaptera à la plupart des cas et réduira vos coûts de production tout en unifiant vos pièces de construction, ce qui facilitera leur suivi, leur achat et leur changement.

Conseil 5 : Développez les exigences externes
Une fois que vous en avez terminé avec les exigences internes de votre machine, vous pouvez construire un ensemble d’exigences externes qui définissent l’interaction de la conception avec l’environnement. Celles-ci décrivent généralement les parties de l’enveloppe, les composants de sécurité ou les systèmes de protection. Il est possible de s’emballer avec de nombreuses exigences externes, mais n’oubliez pas qu’il s’agit d’une spécification fonctionnelle qui ne fait que fixer le rythme primaire de votre conception, il n’est donc pas nécessaire d’être trop descriptif.

Conseil 6 : Définir les exigences externes
Ces exigences doivent être les moins quantitatives. Pourtant, grâce aux progrès réalisés dans les domaines de la qualité, de la sécurité et de la protection, vous pouvez facilement les quantifier en citant des normes ou en attribuant des systèmes, qu’il s’agisse de systèmes mécaniques utilisés pour prévenir les accidents ou de systèmes de gestion que les services de qualité construisent sur place.

Conseil 7 : Définissez les critères de contrôle
Comment savoir si une exigence est valide ou satisfaite ? Les moyens de contrôle sont souvent négligés et pourtant ils sont très importants, même dans les premières étapes de la conception. Définir une exigence et lui fixer une valeur ou une fourchette ne sera pas utile si vous ne pouvez pas faire en sorte qu’elle atteigne cette valeur ou remplisse son objectif. La façon dont vous contrôlez cela peut être aussi simple qu’un contrôle visuel ou aussi élaboré que l’ajout d’un capteur. Cela peut même donner lieu à la création d’une nouvelle exigence.

Conseil 8 : Organisez vos exigences
Vous pouvez parfois rencontrer des spécifications fonctionnelles écrites en paragraphes, mais ce format n’est pas recommandé. Il n’y a rien de mieux pour une spécification fonctionnelle qu’un bon diagramme FAST (Functional Analysis System Technique). Si vous êtes un concepteur mécanique avec une poignée d’exigences et de chiffres, le diagramme FAST est un format d’écriture soigné et efficace pour une spécification fonctionnelle. Même si votre client est allemand et que vous travaillez avec une équipe de Chinois, d’Italiens et de Hongrois, vous comprendrez tous un diagramme FAST.

Conseil 9 : Ajouter une échelle de flexibilité
Selon certains ingénieurs chevronnés, il s’agit d’une catégorie inutile à ajouter, cependant, cela peut faire gagner du temps lorsque vous avez une échelle de flexibilité que vous appliquez à chaque exigence secondaire. Donner une fourchette ne définit pas dans quelle mesure vous pouvez modifier une exigence ou si vous pouvez la supprimer ou non. Prendre le temps de définir une échelle de flexibilité, puis ajouter une branche à chaque exigence secondaire peut faciliter la décision de ce qui doit être modifié et comment.

Conseil 10 : Utilisez un langage technique
Ceci est essentiel pour chaque discipline scientifique et d’ingénierie. Si le langage technique n’est pas utilisé, une spécification fonctionnelle peut être laissée grande ouverte à l’interprétation personnelle. Soyez précis et spécifique avec votre langage.